Świadczenie usług pocztowych dla Gminy Sandomierz (wygasły...)

                                                                                                                                           Sandomierz, 30.11.2020 r.

OR.271.1.1.2020.GGA

Zamawiający:

Gmina Sandomierz

Plac Poniatowskiego 3

27-600 Sandomierz

Dotyczy:  zamówienia realizowanego w trybie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi o wartości szacunkowej poniżej 750 000 euro, na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U.2019.1843 z późn. zm.) pn.: „Świadczenie usług pocztowych dla Gminy Sandomierz”,

postępowanie znak:  OR.271.1.1.2020.GGA

Zgodnie z art. 38 ust. 2 i ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U.2019.1843 z późn. zm.), Zamawiający przekazuje wszystkim Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu treść pytań i odpowiedzi.

Pytanie nr 1

Zamawiający w treści OPZ pkt. 27 oraz Istotne dla stron postawienia umowy pkt. 46 wskazuje możliwość składania reklamacji zarówno przez Zamawiającego jak i adresata.

Zgodnie z Rozdziałem 8 art. 92 ustawy Prawo Pocztowe wniesienia reklamacji przysługuje Nadawcy  jak również adresatowi ale jedynie w przypadku, gdy Nadawca zrzeknie się na jego rzecz prawa dochodzenia roszczeń albo gdy przesyłka została doręczona adresatowi. Pozwala to uniknąć sytuacji zdublowania reklamacji dotyczących tej samej przesyłki.

Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisów poprzez ich dostosowanie do obowiązujących przepisów.

Odpowiedź

Zamawiający w załączniku nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia -  zmienia pkt. 27

Było:- „W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, w szczególności w przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona adresatowi lub w przypadku niedostarczenia Zamawiającemu zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania pisemnych reklamacji Zamawiającego, jak też adresata.”

Jest: - „W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, w szczególności w przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona adresatowi lub w przypadku niedostarczenia Zamawiającemu zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki, Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania pisemnych reklamacji Zamawiającego jak również adresata przesyłki ale jedynie w przypadku, gdy Zamawiający zrzeknie się na jego rzecz prawa dochodzenia roszczeń albo gdy przesyłka została doręczona adresatowi.”

Zamawiający w załączniku nr 5 – Istotnych dla stron postanowieniach do umowy -  zmienia

pkt. 46

Było:- „Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania reklamacji Zamawiającego, jak też adresata przesyłki, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi, w szczególności w przypadku zagubienia, ubytku, uszkodzenia przesyłki, w wyniku czego nie zostanie ona dostarczona adresatowi lub w przypadku niedostarczenia Zamawiającemu zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki. W przypadkach, o których mowa wyżej Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodne z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe”

Jest: - „Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania reklamacji Zamawiającego jak również adresata przesyłki ale jedynie w przypadku, gdy Zamawiający zrzeknie się na jego rzecz prawa dochodzenia roszczeń albo gdy przesyłka została doręczona adresatowi, w szczególności w przypadku zagubienia, ubytku, uszkodzenia przesyłki, w wyniku czego nie zostanie ona dostarczona adresatowi lub w przypadku niedostarczenia Zamawiającemu zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki. W przypadkach, o których mowa wyżej Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodne z przepisami ustawy Prawo pocztowe”

Pytanie nr 2

Zamawiający w formularzu cenowym cześć I kol. 4 w wierszu dot. Odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego oraz część II kol. 4 w wierszu dot. Odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego wskazuje jedynie częstotliwość odbioru- 5 dni w  tygodniu.

Pozostałe rodzaje usług/przesyłek wskazane są w ilościach jakie planuje wykonać Zamawiający  w okresie 24 miesięcy. Wykonawca informuje, że cena za usługę wskazywana jest jako opłata miesięczna. Aby cena całości oferty była miarodajna Wykonawca proponuje ujednolicenie zasady obliczenia ceny również w przypadku usługi odbioru korespondencji. 

Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację formularza zarówno w części I jak i części II poprzez wskazanie w kolumnie dotyczącej ilości liczby miesięcy w jakich ma być realizowana usługa. tj. 24 miesiące.

Odpowiedź

Zamawiający w załączniku nr 3 - Formularz cenowy cześć I w wierszu dot. Odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego oraz część II w wierszu dot. Odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego zmienia:

Było:  „ Odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego”

Jest: - „Odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego 5 dni w tygodniu w okresie 24 miesięcy”

Zamawiający w załączniku nr 3 - Formularz cenowy cześć I kol. 4 w wierszu pkt 1 dot. Odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego zmienia:

Było:  „ 5 dni w tygodniu”

Jest: - „17085”

Zamawiający w załączniku nr 3 - Formularz cenowy część II kol. 4 w wierszu pkt 1 dot. Odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego zmienia:

Było:  „ 5 dni w tygodniu”

Jest: - „60060”

Pytanie nr 3

Zamawiający w treści Istotnych dla stron postanowień do umowy pkt. 29 wskazuje, że rozliczenia finansowe za wykonane usługi będą dokonywane „z dołu” w  okresach miesięcznych, za przesyłki faktycznie nadane- na postawie zestawień sporządzonych przez Zmawiającego oraz ich ewentualne zwroty.

Wykonawca informuje, że postawą do rozliczenia finansowego za wykonane usługi jest dla przesyłek rejestrowanych – książka nadawcza sporządzana przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach oraz dla przesyłek nierejestrowanych sporządzane przez Zmawiającego- zestawienie ilościowe przekazanych przesyłek lub w przypadku nadawania elektroniczną książką nadawczą dane zawarte w systemie Elektroniczny Nadawca.

Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu na: „Rozliczenia finansowe za wykonane usługi będą dokonywane „z dołu” w okresach miesięcznych (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca), za przesyłki faktycznie nadane na postawie książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowego dla przesyłek nierejestrowanych oraz ich ewentualne zwroty lub w przypadku nadania przesyłek elektroniczną książką nadawczą dane zawarte w systemie Elektroniczny Nadawca.

Odpowiedź

Zamawiający w załączniku nr 5 – Istotnych dla stron postanowieniach do umowy -  zmienia pkt 29.

Było: - „Rozliczenia finansowe za wykonane usługi będą dokonywane "z dołu", w okresach miesięcznych (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca), za przesyłki faktycznie nadane - na podstawie zestawień sporządzonych przez Zamawiającego oraz ich ewentualne zwroty.”

Jest: - „Rozliczenia finansowe za wykonane usługi będą dokonywane „z dołu” w okresach miesięcznych (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca), za przesyłki faktycznie nadane- na postawie książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowego dla przesyłek nierejestrowanych oraz ich ewentualne zwroty lub w przypadku nadania przesyłek elektroniczną książką nadawczą dane zawarte w systemie Elektroniczny Nadawca.”

Pytanie nr 4

W treści formularza cenowego Część II Zmawiający wskazuje usługę druk bezadresowy.

Wykonawca informuję, że kolportaż druków bezadresowych jest usługą odrębna w stosunku do świadczenia usług pocztowych listowych i paczkowych. Jego realizacja w tym wniesienie opłaty (preferowana płatność z góry) odbywa się w oparciu o odrębne zasady i przepisy. 

Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o możliwość wyodrębnienia usługi druk bezadresowy jako Części III Zamówienia dając tym samym możliwość ewentualnego zawarcia odrębnej umowy na usługę, która pozwoli na prawidłowe rozliczenia usług z wyodrębnieniem płatności z dołu za usługi listowe oraz paczkowe i płatności z góry za usługi druk bezadresowy?

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza możliwości zawarcia odrębnej umowy na usługę Druk Bezadresowy.

Pytanie nr 5

Zmawiający w treści OPZ pkt. 13  wymaga od Wykonawcy doręczania przesyłek listowych na terenie Sandomierza i krajowych przyjętych do przemieszka cznia i doręczania dochowując terminów wynikających z załącznika nr 1 do Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego.

Czy Zamawiający uzna za dopuszczalne nadawanie przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego w przetargu Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 Prawa pocztowego i w konsekwencji uzna za dopuszczalne świadczenie przez Wykonawcę usług w formie, w której Wykonawca w istocie jest pośrednikiem pomiędzy Zamawiającym, a innym operatorem (w tym operatorem wyznaczonym)?

W ocenie składającego zapytanie, umowa o której mowa w art. 35 Prawa pocztowego jest jedynym sposobem zapewnienia  świadczenia usługi zgodnie z wymogami i potrzebami Zamawiającego, przy pełnym zachowaniu warunków konkurencyjności postępowania i jednoczesnego zapewnienia skutków, o których mowa m.in. w przepisach art. 57 § 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 § 2 KPC, art. 17 ustawy Prawo pocztowe.

Zgodnie z art. 35. ust 1. ustawy Prawo pocztowe operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, może po przyjęciu przesyłki pocztowej powierzyć dalsze wykonanie usługi innemu operatorowi pocztowemu na podstawie umowy o współpracę zawieranej w formie pisemnej.

Istotna w przedmiotowej sprawie jest również regulacja ust. 2, zgodnie z którą w umowie o współpracę operatorzy pocztowi określają w szczególności:

• zakres współpracy;
• wynagrodzenie za wykonane przez operatora pocztowego czynności związane z realizacją umowy;
• zakres i sposób przekazywania informacji w sprawie zabezpieczenia przesyłek pocztowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu pocztowego oraz zatrzymania i zabezpieczenia przesyłek pocztowych w przypadkach, o których mowa w art. 36;
• zasady przekazywania operatorowi pocztowemu, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, przesyłek niedoręczalnych oraz przesyłek pocztowych, których dotyczy prawo zastawu;
• zasady przekazywania przesyłek pocztowych zwróconych z powodu niewłaściwego doręczenia do oddawczej skrzynki pocztowej;
• terminy wykonania przez operatora pocztowego czynności określonych w umowie;
• zasady odpowiedzialności za naruszenie warunków umowy.

W świetle powyższych regulacji stwierdzić należy, iż umowa zawarta pomiędzy operatorami na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe może, a nawet powinna szczegółowo regulować zasady współpracy między stronami, w tym precyzyjnie określać terminy wykonania przez danego operatora pocztowego (w tym operatora wyznaczonego) czynności określonych w umowie. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie aby w pisemnej umowie pomiędzy operatorami terminy wykonania określonych usług były zbieżne z terminami przewidzianymi w przepisach art. 57 § 5 pkt 2 KPA, czy art. 165 § 2 KPC, czy art. 17 ustawy Prawo pocztowe. Inaczej mówiąc operatorzy pocztowi mogą tak ukształtować warunki współpracy (w tym zakresie zastosowanie znajduje zasada swobody umów), aby spełniać warunek stawiany przez Zamawiającego w przedmiotowym postępowaniu, np. poprzez ustalenie iż, nadanie (w tym dalsze przekazanie przesyłki do doręczenia)  musi nastąpić w terminie jej przyjęcia od nadawcy, co pozwala na zachowanie skutków przewidzianych w przytoczonych wyżej przepisach.

Zamawiający nie ogranicza możliwości korzystania przy realizacji zamówienia z podwykonawców, a taki charakter miałby operator pocztowy będący stroną umowy zawartej z wykonawcą na podstawie art. 35 ustawy Prawo pocztowe. Ponadto takie uregulowanie stosunków pomiędzy wykonawcą a podwykonawcami, zapewnia spełnianie innych wymogów Zamawiającego, w tym w szczególności wymóg konieczności realizacji zamówienia zgodnie z ustawą Prawo pocztowe i aktami wykonawczymi. Przyjęcie innego trybu np. świadczenie usług w charakterze pośrednika („posłańca” przekazującego przesyłki od zamawiającego do innego operatora) powoduje, iż w świetle przepisów ustawy Prawo pocztowe Zamawiający nie jest stroną dla końcowego operatora pocztowego realizującego usługę doręczenia przesyłki, co pozbawia go faktycznej możliwości dochodzenia odszkodowań czy składania reklamacji w przypadku jej nienależytego wykonania albo choćby dochodzenia właściwego dokonywania i rozliczania tzw. zwrotów, za które (w przypadku operatora wyznaczonego) Zamawiający będzie uiszczał opłatę gotówką jako usługę świadczoną poza umową o zamówienie publiczne.

Odpowiedź

Zamawiający nie dopuszcza usługi pośrednictwa w świadczeniu usług pocztowych.

Pytanie nr 6

Zamawiający w treści Istotnych dla Stron postanowień umowy pisze: „Przedmiot umowy nie obejmuje przesyłek wymagających urzędowego potwierdzenia ich nadania w rozumieniu art. 17 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012r. (tj. Dz. U.2020.1041).”

Biorąc pod uwagę powyższe Wykonawca prosi o ponowne przeanalizowanie czy Zamawiający istotnie nie przewiduje nadawania przesyłek mających moc dokumentu urzędowego?

Odpowiedź

Zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek mających moc dokumentu urzędowego

Zmiany treści są wiążące dla Wszystkich Wykonawców i należy je uwzględnić przy sporządzaniu i składaniu oferty.