Bieżące utrzymanie i obsługa toalet publicznych na terenie Gminy Miejskiej Sandomierz (wygasły...)

Sandomierz, 2017-01-12

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

1.     Dane dotyczące Zamawiającego:

Nazwa: Gmina Miejska Sandomierz

Adres: Pl. Poniatowskiego 3

Telefon/faks:  15-644-01-00 / 15-644-01-01

Strona www: www.sandomierz.pl

Adres e-mail: sekretariat@um.sandomierz.pl

2.     Tryb udzielania zamówienia:

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie niepodlegającym Ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015r., poz. 2164.) zgodnie z art. 4 ust. 8 – Ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

3.     Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest Bieżące utrzymanie i obsługa toalet publicznych na terenie Gminy Miejskiej Sandomierz

Przedmiot zamówienia obejmuje:

Szalet ul. Wojska Polskiego

a.         Codzienne otwieranie i zamykanie szaletu w godz. 8.00 – 18.00.

b.        Zapewnienie czystości i porządku w szalecie oraz wokół niego zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi (m.in. codzienne zmywanie posadzki, mycie muszli, pisuarów, sedesów, luster, umywalek baterii).

c.         Dbanie o stan techniczny urządzeń stanowiących wyposażenie szaletu

d.        Wykonywanie drobnych napraw urządzeń będących wyposażeniem szaletu (m.in. wymiana uszczelek w bateriach, wymiana desek sedesowych, syfonów, czyszczenie odpływów kanalizacyjnych, napraw klamek, naprawa osprzętu elektrycznego wymiana żarówek itp.)

e.         Niezwłoczne usuwanie awarii urządzeń i uszkodzeń obiektów wynikających z niewłaściwego korzystania z nich.

f.         Wykonywanie remontów szaletu polegających na malowaniu ścian, stolarki okiennej i drzwiowej.

g.         Wyposażanie szaletu w niezbędne środki czystości tj. papier toaletowy, mydło, ręczniki oraz środki służące do dezynfekcji.

h.        Pobór opłat w wysokości ustalonej przez Zleceniodawcę (planowane wprowadzenie opłaty w wys. 2,00 zł)

i.          Informowanie pracowników Urzędu Miejskiego o wszelkich awariach i zniszczeniach urządzeń będących wyposażeniem szaletu.

j.          W okresie zimowym odśnieżanie i posypywanie materiałem uszarstniającym dojść i chodników przyległych do szaletu

              Szalet ul. Sokolnickiego

a.         Codzienne otwieranie i zamykanie szaletu w godz. 8.00 – 20.00, w okresie od maja do października 8.00-22.00

b.        Zapewnienie czystości i porządku w szalecie oraz wokół niego zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi (m.in. codzienne zmywanie posadzki, mycie muszli, pisuarów, sedesów, luster, umywalek baterii).

c.         Dbanie o stan techniczny urządzeń stanowiących wyposażenie szaletu

d.        Wykonywanie drobnych napraw urządzeń będących wyposażeniem szaletu (m.in. wymiana uszczelek w bateriach, wymiana desek sedesowych, syfonów, czyszczenie odpływów kanalizacyjnych, napraw klamek, naprawa osprzętu elektrycznego wymiana żarówek itp.)

e.         Niezwłoczne usuwanie awarii urządzeń i uszkodzeń obiektów wynikających z niewłaściwego korzystania z nich.

f.         Wykonywanie remontów szaletu polegających na malowaniu ścian, stolarki okiennej i drzwiowej.

g.         Wyposażanie szaletu w niezbędne środki czystości tj. papier toaletowy, mydło, ręczniki oraz środki służące do dezynfekcji.

h.        Pobór opłat w wysokości ustalonej przez Zleceniodawcę (planowane wprowadzenie opłaty w wys. 2,00 zł)

i.          Informowanie pracowników  Urzędu Miejskiego o wszelkich awariach i zniszczeniach urządzeń będących wyposażeniem szaletu.

j.          W okresie zimowym odśnieżanie i posypywanie materiałem uszarstniającym dojść i chodników przyległych do szaletu

Szalet ul. Koseły

a.         Codzienne otwieranie i zamykanie szaletu w godz. 8.00 – 18.00.

b.        Zapewnienie czystości i porządku w szalecie oraz wokół niego zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi (m.in. codzienne zmywanie posadzki, mycie muszli, pisuarów, sedesów, luster, umywalek baterii).

c.         Dbanie o stan techniczny urządzeń stanowiących wyposażenie szaletu

d.        Wykonywanie drobnych napraw urządzeń będących wyposażeniem szaletu (m.in. wymiana uszczelek w bateriach, wymiana desek sedesowych, syfonów, czyszczenie odpływów kanalizacyjnych, napraw klamek, naprawa osprzętu elektrycznego wymiana żarówek itp.)

e.         Niezwłoczne usuwanie awarii urządzeń i uszkodzeń obiektów wynikających z niewłaściwego korzystania z nich.

f.         Wykonywanie remontów szaletu polegających na malowaniu ścian, stolarki okiennej i drzwiowej.

g.         Wyposażanie szaletu w niezbędne środki czystości tj. papier toaletowy, mydło, ręczniki oraz środki służące do dezynfekcji.

h.        Pobór opłat w wysokości ustalonej przez Zleceniodawcę (planowane wprowadzenie opłaty w wys. 2,00 zł)

i.          Informowanie pracowników Urzędu Miejskiego o wszelkich awariach i zniszczeniach urządzeń będących wyposażeniem szaletu.

j.          W okresie zimowym odśnieżanie i posypywanie materiałem uszarstniającym dojść i chodników przyległych do szaletu.

Dopuszcza się składanie ofert częściowych, odrębnie dla wybranego szaletu.

4.     Termin wykonania zamówienia: 01.02.2017 r. – 31.12.2017 r.

5.     Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć Wykonawcy:

1)  kserokopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji
o działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, potwierdzona za zgodność z oryginałem.

6.     Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:

1)    Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

2)    Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane za pomocą faksu, drogą elektroniczną, pisemnie uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu.

3)    Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania

7.     Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą:

- w sprawach procedury przetargowej: Joanna Pawelczyk tel. +48 (15) 644-01-32, Dorota Drozdowska-Achenbach tel. +48 (15) 644-02-08,

- w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia: Angelika Kędzierska tel. +48 (0-15) 644-01-86,

fax: +48 (0-15) 644-01-01, w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach: 8⁰⁰-16^00.

8.     Kryteria wyboru ofert:

Wybór najkorzystniejszej oferty będzie dokonany na podstawie kryterium – cena 100%.

Zamawiający wybierze ofertę odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego wymogom
i o najniższej cenie.

9.     Miejsce i termin złożenia ofert:

1)       Miejsce: Biuro Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Sandomierzu Pl. Poniatowskiego 3

2)       Termin: Ofertę należy złożyć do dnia: 23.01.2017 r.. do godz. 10.00.

Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy w lewym górnym rogu koperty, zaadresowane do Zamawiającego na adres: Gmina Miejska Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz oraz opisane: „Oferta na zadanie pn. Bieżące utrzymanie i obsługa toalet publicznych na terenie Gminy Miejskiej Sandomierz”. Oznaczenie sprawy: Or.271.2.1.2017.DDR i klauzulą nie otwierać przed dniem 23.01.2017r. godz. 10.30.

Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie podanym wyżej, zostanie zwrócona Wykonawcy nie otwarta. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu jej składania.

10.  Załączniki:

1. Projekt umowy- zał. nr 1 do zaproszenia ofertowego.
2. Formularz oferty- zał. nr 2 do zaproszenia ofertowego.

Or.271.2.1.2017.DDR                                                                          Sandomierz, 2017-01-20

Odpowiedzi na pytania Wykonawcy do Zaproszenia do złożenia ofert na zadanie pn.

„Bieżące utrzymanie i obsługa toalet publicznych na terenie Gminy Miejskiej Sandomierz"

Pytanie nr 1:

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dn. 3 lipca 2003r. w sprawie książek obiektów budowlanych (Dz.U nr 120 poz. 1134), obowiązkiem każdego właściciela lub zarządcy nieruchomości jest prowadzenie książek obiektów budowlanych, wpisywanie do książek obiektu budowlanego wszystkich wykonanych w nich remontów, informacji o przeprowadzonych rocznych, pięcioletnich i okresowych kontrolach budynku, oraz przechowywanie wszystkich dokumentów technicznych budynku, co niewątpliwie stanowi istotny czynnik cenotwórczy mający duży wpływ na zaproponowaną cenę ryczałtową przez wykonawcę przy wykonaniu przedmiotowej usługi. Mając na uwadze powyższe, w czyjej gestii będzie prowadzenie zgodnie z przepisami Prawa budowlanego książek obiektów budowlanych dla szaletów miejskich, w tym terminowe przeprowadzanie obowiązkowych przeglądów obiektów tj. przeglądów okresowych, rocznych oraz pięcioletnich zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994r. Prawo Budowlane (Dz.U. nr 89 poz 414 z zm )

Odpowiedź:

Prowadzenie książek obiektu budowlanego oraz przeprowadzenie przeglądów wymaganych przepisami prawa będzie w gestii Zamawiającego.

Pytanie nr 2:

Proszę o podanie dat ostatnio wykonanych przeglądów obiektów budowlanych w poszczególnych szaletach tj. przeglądów: okresowych, rocznych, pięcioletnich oraz terminów najbliższych obowiązkowych przeglądów, zgodnie z Ustawą z dnia 7 lipca 1994r. Prawo Budowlane (Dz.U.nr.89 poz. 414 z poźn. zm.)

Odpowiedź:

W ocenie Zamawiającego informacja ta nie wiąże się bezpośrednio z opisem przedmiotu zamówienia i nie wpływa na kształtowanie się  ceny oferty, zwłaszcza w sytuacji gdy odpowiedzialność za terminowe przeprowadzenie przeglądów będzie spoczywać na Zamawiającym.

Pytanie 3:

Protokoły z wykonanych przeglądów technicznych będące składową częścią książek obiektów budowlanych stanowią, zgodnie z zakresem kontroli, kompedium wiedzy o stanie technicznym budynku, oraz zawierają odpowiednie zalecenia pokontrolne, sformułowane w układzie zhierarchizowanym, wskazuje niezbędne zabezpieczenia i prace remontowo -budowlane konieczne do wykonania w celu prawidłowego i bezpiecznego użytkowania obiektu.

Czy Zamawiający jako właściciel obiektów budowlanych - szaletów, a tym samym właściciel książek tychże obiektów, przewiduje możliwość wglądu w siedzibie Zamawiającego lub poszczególnych szaletach przez potencjalnych wykonawców do książek obiektów budowlanych ?

Odpowiedź:

Zamawiający nie przewiduje możliwości wglądu potencjalnych Wykonawców  do książek obiektów budowlanych.

Pytanie nr 4:

Czy toalety miejskie na terenie Sandomierza będące przedmiotem zamówienia wyposażone są
w urządzenia objęte dozorem Urzędu Dozoru Technicznego ? Jeżeli tak to proszę o dokładne podanie ilości oraz rodzaju takich urządzeń.

Odpowiedź:

Nie są wyposażone w takie urządzenia.

Pytanie nr 5:

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 16 czerwca 2003r.
w sprawie ochrony przeciwpożarowej ( Dz. U. Nr 121, poz 1138) , każdy budynek użyteczności publicznej (a niewątpliwie takim jest budynek toalety publicznej) musi być wyposażony w gaśnice przenośne spełniające wymagania Polskich Norm będących odpowiednikiem norm europejskich (EN). Mając na uwadze powyższe proszę o podanie ilości oraz rodzaju wyposażenia przeciwpożarowego w jakie wyposażone są obiekty toalet miejskich, oraz terminu najbliższego obowiązkowego  przeglądu.

Odpowiedź:

Gaśnice proszkowe 4kg - 2 szt. Termin przeglądu maj 2017r. Gaśnica w trzecim szalecie przy ul. Koseły stanowi własność aktualnego Wykonawcy usługi bieżącego utrzymania i eksploatacji szaletu.

Pytanie 6:

W czyjej gestii jest zapłata podatku od nieruchomości za obiekty toalet miejskich ? Jeśli leży ona po stronie wykonawcy, to proszę o podanie wysokości w/w podatku za lata 2015 - 2016 .

Odpowiedź:

Zapłata podatku od nieruchomości pozostaje w gestii Zamawiającego.

Pytanie 7:

Z uwagi na fakt iż wykonawca zobowiązany będzie do zabezpieczenia szaletów w odpowiednie środki higieny i czystości, w ilości pozwalającej na prawidłowe funkcjonowanie obiektów, co jest wprost uzależnione od ilości osób korzystających z szaletów i jest niewątpliwie istotnym czynnikiem cenotwórczym, proszę o podanie ilości osób korzystających z poszczególnych szaletów
w latach 2015 -  2016.

Odpowiedź:

Zamawiający nie prowadzi statystyk w przedmiotowym zakresie.

Pytanie 8:

Kto pokrywa koszty wywozu nieczystości stałych, zgodnie z Ustawą o utrzymaniu czystości
i porządku w gminach (Dz.U z 2012r. Poz 391 z póź zm).

Odpowiedź:

Koszty wywozu nieczystości stałych pokrywa Zamawiający.

Pytanie 9:

Czy Zamawiający dopuszcza do udziału w postępowaniu wykonawców nie posiadających ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności stricte związanej z przedmiotem zamówienia, (podkreślenia wymaga tutaj fakt iż działalność prowadzona przez wykonawcę nie musi być związana tylko z przedmiotem zamówienia) ?

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza do udziału w postępowaniu Wykonawców nie posiadających OC w zakresie prowadzonej działalności jednakże zgodnie z par. 6 ust. 3 "Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność cywilno - prawną wobec osób trzecich za ewentualne skutki nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną za wypadki związane z funkcjonowaniem szaletu"

Pytanie 10:

Czy podstawowe wyposażenie toalet takie jak: bojlery, podgrzewacze wody, suszarki do rąk, podajniki papiery oraz ręczników, dozowniki mydła, grzejniki, kosze na śmieci, sprzęt gaśniczy, meble, umywalki, sedesy, pisuary itp. jest w całości własnością zamawiającego i stanowi wyposażenie obiektów ? Czy też zakup i wyposażenie toalet w podstawowe urządzenia leży po stronie wykonawcy ?Jeżeli leży po stronie wykonawcy to proszę o podanie dokładnej ilości oraz rodzaju urządzeń w jakie będzie musiał wyposażyć toalety wykonawca ?

Odpowiedź:

Wyposażenie toalet stanowi w całości wyposażenie obiektów i własność Zamawiającego.

Pytanie 11:

Proszę o podanie ilości oraz kosztów zużycia energii elektrycznej oraz dostaw wody wraz
z odprowadzeniem ścieków dla poszczególnych toalet w latach 2015 - 2016.

Odpowiedź:

Wysokość kosztów zużycia oraz ilości mediów dostarczanych do szaletów nie wpływa na wysokość ceny podanej w ofercie. Zamawiający nie nakłada na Wykonawcę obowiązku zawarcia umów na dostawę mediów oraz ponoszenia kosztów z tym związanych.

Pytanie 12:

Czy zamawiający przewiduje możliwość skrócenia godzin otwarcia toalet, lub ich zamknięcia
w dniach świątecznych - ustawowo wolnych od pracy w szczególności święta Wielkanocne oraz Bożego Narodzenia ?

Odpowiedź:

Zamawiający przewiduje taką możliwość jednakże każdorazowo do indywidualnego uzgodnienia
z Zamawiającym.

Pytanie13:

Proszę o wyjaśnienie kto w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia będzie odpowiedzialny za ewentualne szkody wyrządzone osobom trzecim, powstałe w trakcie wykonywania prac ?

Odpowiedź:

Zgodnie z par. 6 ust. 3 umowy "Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność cywilno - prawną wobec osób trzecich za ewentualne skutki nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną za wypadki związane z funkcjonowaniem szaletu"

Pytanie 14:

Kto pokrywa koszty ubezpieczenia budynków toalet miejskich od zalania, pożaru i innych zdarzeń losowych ?

Odpowiedź:

Koszty ubezpieczenia budynków ponosi Zamawiający

Pytanie 15:

Proszę o podanie rodzaju ogrzewania obiektów szaletów, ponadto przypadku ogrzewania elektrycznego mocy znamionowej zainstalowanych grzejników.

Odpowiedź:

Informacja dot. rodzaju ogrzewania oraz mocy znamionowej grzejników w ocenie Zamawiającego nie wpływa na wysokość ceny oferty. Wykonawca nie ponosi kosztów ogrzewania budynków szaletów.

Pytanie 16:

Czy Zamawiający  dopuszcza możliwość zastąpienia uszkodzonej lub zdewastowanej  armatury tańszymi zamiennikami ?

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza możliwość zastąpienia uszkodzonej armatury tańszymi zamiennikami, każdorazowo w uzgodnieniu z Zamawiającym.

Pytanie 17:

Zgodnie z art. 5 ust.1.pkt 1ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług ( Dz.U
z 2011r nr 177, poz 1054 z poźn zm. )zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terenie kraju. W myśl art. 8 ust. 1 ustawy wskazano, iż przez świadczenie usług, o których mowa w art 5 ust 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, która nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art.7.  Zgodnie z art 111 ust.  1 ustawy  podatnicy  dokonujący  sprzedaży  na  rzecz  osób  fizycznych  nieprowadzących działalności gospodarczej, oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu
i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Mając na uwadze powyższe oraz planowane wprowadzenie odpłatności od osób korzystających
z szaletów , w czyjej gestii jest zakup i wyposażenie w kasy fiskalne szaletów zgodnie
z obowiązującym stanem prawnym ?

Odpowiedź:

Zamawiający nie przewiduje zakupu na własny koszt i wyposażenia szaletów w kasy fiskalne.