Zarządzanie i administrowanie budynkami i lokalami będącymi własnością Gminy (wygasły...)

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU PUBLICZNYCZNYM O SZACUNKOWEJ WARTOŚCI PONIŻEJ 206 000 EURO

Zamawiający
Gmina Sandomierz
Plac Poniatowskiego 3
27-600 Sandomierz
tel. (+48) 0-15 644-01-00
fax. (+48) 0-15 644-01-01
e-mail: um@um.sandomierz.pl
Strona internetowa: www.um.sandomierz.pl

Przedmiot zamówienia:
Zarządzanie i administrowanie budynkami i lokalami będącymi własnością Gminy Sandomierz w skład, których wchodzą lokale mieszkalne i lokale użytkowe w okresie od 15.09.2008 do 31.12.2008 roku
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług związanych z zarządzaniem budynkami
i administrowaniem lokalami mieszkalnymi i użytkowymi wraz z przynależnymi terenami będącymi własnością Gminy Sandomierz w okresie od 15.09.2008 do 31.12.2008 roku.

Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie wykonywanie czynności zarządu
i administrowania powierzonymi zasobami:
a/ zasobem lokalowym w budynkach mieszkalnych stanowiącym 100% własności Gminy
b/ zasobem lokalowym Gminy Sandomierz w budynkach wspólnot mieszkaniowych
Wykonawca akceptuje bez zastrzeżeń, iż w związku z postępującą prywatyzacją – sprzedażą lokali komunalnych, zestawienie i wykaz zasobów gminnych określonych w zał. do projektu umowy będzie ulegał zmianom.
c/ zasobem lokalowym w budynkach niemieszkalnych stanowiącym 100% własności Gminy w imieniu i na rzecz Zamawiającego.

Zakres zamówienia obejmuje:
1.Do obowiązków Wykonawcy należy wykonywanie czynności zarządzania
i administrowania powierzonymi zasobami w imieniu i na rzecz Zamawiającego,
a w szczególności:
Czynności związane z zarządzaniem i administrowaniem.
1. Prowadzenie i aktualizacja ewidencji budynków, zasobów lokalowych obejmujących lokale mieszkalne, socjalne oraz użytkowe, z określeniem powierzchni użytkowej poszczególnych lokali oraz wyposażenia w instalację: elektryczną, centralnego ogrzewania, wodociągowo – kanalizacyjną i gazową oraz sporządzanie korekt powierzchni lokali w oparciu
o inwentaryzację budynku i na podstawie protokołów pomiaru, bądź dokonywanie pomiarów w sytuacjach sporadycznych.
2.Prowadzenie i aktualizacja dla każdego budynku „teczki budynku” zawierającej
w szczególności adres, liczbę lokali i ich powierzchnię, wyposażenie budynku
w media, potrzeby remontowe i modernizacyjne.
3. Prowadzenie i aktualizacja dla każdego lokalu „ teczki lokalu komunalnego” obejmującej w szczególności dane dotyczące najemców zasiedlających
i zwalniających dany lokal, aktualną umowę najmu danego lokalu określającą między innymi warunki najmu, protokół pomiaru powierzchni użytkowej lokalu, protokół zdawczo –odbiorczy lokalu wraz z oceną stanu technicznego lokalu
i ustalonym stopniem zużycia się w nim elementów wyposażenia technicznego,
a także bieżącą aktualizację zameldowanych i zamieszkałych osób w danym lokalu. W teczce lokalu należy przechowywać informacje w układzie narastającym w czasie. Jest ona związana z danym lokalem, a nie z jego najemcą i stanowi własność Zamawiającego.
4. Prowadzenie książki obiektu budowlanego danej nieruchomości przeznaczonej do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów
i przebudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego.
5. Wykonywanie okresowej kontroli, co najmniej raz w roku, polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego sprawności elementów budynku, budowli
i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, instalacji gazowych, a ponadto kontrolę przewodów kominowych
(dymowych, spalinowych i wentylacyjnych).
6. Wykonywanie kontroli, co najmniej raz na 5 lat, polegającej na sprawdzeniu stanu sprawności technicznej i wartości użytkowej całego obiektu budowlanego, estetyki obiektu oraz jego otoczenia jak również badanie instalacji elektrycznej
i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń
i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji
i aparatów.
7. Wykonywanie niezbędnych czynności administracyjnych związanych
z powierzonym zasobem komunalnym w tym, przygotowanie dokumentów poprzedzających czynności w postępowaniu sądowym, w szczególności
w sprawach o:
- eksmisje z lokali mieszkalnych w stosunku do osób, które zajęły lokal samowolnie lub po rozwiązaniu umowy najmu nie opuściły lokalu,
- opróżnienie i wydanie lokalu o innym przeznaczeniu,
- podejmowanie czynności zmierzających do opróżnienia lokalu po śmierci najemcy, w wyniku wykonanej eksmisji przez Komornika oraz w innych zaistniałych przypadkach
- podejmowanie czynności zabezpieczających w lokalach po dokonanych włamaniach i w innych przypadkach, w razie stwierdzenia nieobecności najemcy,
- wykonawca jest umocowany do udzielania dalszych pełnomocnictw procesowych osobie go reprezentującej.
8. Zawieranie umów ubezpieczenia budynków komunalnych od ognia i innych zdarzeń losowych na koszt Wykonawcy.
9. Zawieranie, zmiany i rozwiązywanie umów w imieniu Zamawiającego na podstawie udzielonego pełnomocnictwa o świadczenie usług komunalnych
w zakresie dostarczania energii elektrycznej do pomieszczeń wspólnego użytku, zimnej wody, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości, konserwacji
i eksploatacji wewnętrznej instalacji centralnego ogrzewania i indywidualnych rozliczeń najemców w celu zabezpieczenia najemcom kompleksowej dostawy mediów.
10.Zawarcie umowy na dostawę gazu na cele centralnego ogrzewania lokali mieszkalnych położonych w budynkach przy ul. Lubelskiej 27 i 29 i rozliczanie usługi na koszt Wykonawcy.
11. Zawarcie umowy na dostawę gazu na cele centralnego ogrzewania lokali użytkowych położonych w budynku przy ul. Parkowej 2 i rozliczanie usługi poprzez obciążanie najemców kosztami proporcjonalnie do wynajmowanej powierzchni.
12. Prowadzenie spraw związanych z pozwoleniem na umieszczanie reklam na budynkach, na wniosek przedsiębiorców, w tym przygotowywanie i zawieranie stosownych umów, według zasad określonych przez Zamawiającego.
13. Bieżące kontrolowanie pustostanów wraz z właściwym ich zabezpieczeniem „przechowywaniem kluczy” oraz prowadzenie działań zgodnie z przepisami zmierzającymi do opuszczenia lokalu w stosunku do osób, które samowolnie zajęły lokal. Wykonawca zobowiązany jest w terminie natychmiastowym od dnia powzięcia wiadomości powiadomić Zamawiającego o fakcie samowolnego zajęcia lokalu, dokumentując, jakie czynności podjął w sprawie. Interwencję zobowiązany jest podjąć natychmiast, a Zamawiającego powiadomić najpóźniej w terminie 12 godzin od dnia powzięcia wiadomości o samowolnym zajęciu lokalu.
14. Przejmowanie budynków i budowli wskazanych przez Zamawiającego oraz ich wyłączanie z zasobów komunalnych na wniosek Zamawiającego.
15. Przejmowanie i przekazywanie z udziałem przedstawiciela Zamawiającego najemcom lokali mieszkalnych i użytkowych.
16. Zapewnienie transportu dla osób przekwaterowywanych i ich mienia oraz zabezpieczenie mienia w przypadku podjęcia decyzji przez Zamawiającego
o wykwaterowaniu bądź w przypadku katastrof i klęsk żywiołowych. Uzasadnione koszty działań określonych powyżej ponosi Zamawiający.
17. Podejmowanie za wskazaniem Zamawiającego czynności w zakresie uczestnictwa w przeprowadzanych przez Komorników eksmisji, łącznie z zabezpieczeniem wolnego lokalu.
18.Udostępnianie wolnego lokalu celem jego obejrzenia na każdorazowe żądanie Zamawiającego.
19. Nadzorowanie przestrzegania przez najemców obowiązków wynikających
z zawartej umowy oraz regulaminu porządku domowego.
20. Podejmowanie czynności w przypadku stwierdzenia naruszenia przez najemców warunków umowy najmu lub regulaminu porządku domowego.
21. Wyrażanie zgody na wprowadzanie ulepszeń i modernizacji lokali przez najemców wraz z określeniem sposobu rozliczeń z tego tytułu.
22. Prowadzenie spraw związanych z adaptacją pomieszczeń, np. strychów, suszarni na cele mieszkalne w tym:
- wydawanie opinii techniczno – eksploatacyjnych o możliwości bądź braku możliwości takich adaptacji,
- opiniowanie projektów technicznych adaptacji przed wydaniem decyzji o pozwoleniu
na budowę, - ustalanie czasu trwania robót, warunków na jakich należy realizować roboty itp. oraz przygotowanie w tym zakresie stosownej umowy przedwstępnej, - udział w odbiorach końcowych wraz z przekazaniem przedmiotu adaptacji dla użytkownika.
23. Przygotowywanie i dostarczanie najemcom lokali mieszkalnych książeczek opłat czynszu i opłat za media na koszt Wykonawcy.
24. Przygotowywanie wypowiedzeń i doręczanie zawiadomień o zmianach w opłatach czynszu najmu i innych świadczeń dla najemców komunalnych lokali mieszkalnych
i użytkowych.
25. Współpraca z Referatem Podatków i Opłat Urzędu Miejskiego w Sandomierzu
w zakresie obsługi księgowej zasobu komunalnego dotyczącego prowadzenia ewidencji finansowo – księgowej lokali w zakresie wymiaru czynszu i opłat za świadczenia.
26. Monitorowanie kosztów zużycia mediów w poszczególnych budynkach, lokalach oraz w częściach wspólnego użytku wraz ze sporządzaniem tzw. bilansów.
27. Prowadzenie ewidencji i kontroli prawidłowości odczytów zbiorczych urządzeń pomiarowych oraz indywidualnych urządzeń pomiarowych w lokalach.
28. Prowadzenie bieżącej analizy kosztów utrzymania poszczególnych budynków
i niezwłoczne informowanie Zamawiającego w przypadku stwierdzenia, że przekraczają one wysokość zaliczek uchwalonych przez wspólnoty mieszkaniowe.
29. Prowadzenie ewidencji udziałów Gminy we wspólnotach mieszkaniowych.
30. Współpraca z zarządcami wspólnot mieszkaniowych w zakresie należytego utrzymania technicznego i eksploatacyjnego lokali i budynków.
31. Umieszczanie na koszt Wykonawcy na klatkach schodowych, w miejscach widocznych oraz łatwo dostępnych tablic ogłoszeniowych z informacjami i ogłoszeniami napisanymi czytelnie, zawierającymi w szczególności poniższe dane: - nazwę i siedzibę Wykonawcy,
- numery telefonów Wykonawcy i służb całodobowego pogotowia technicznego, telefony interwencyjne,
- regulamin porządku domowego.
32. Ustalanie właścicieli sieci w przypadku zaistnienia awarii oraz niezwłoczne wezwanie ich do usunięcia awarii i jej skutków.
33. Oznakowanie nieruchomości, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie numeracji porządkowej nieruchomości z dnia 28 października 2004 r. ( Dz. U. z 2004 r Nr 243 poz.2432).
34.Sporządzanie przewidzianych prawem sprawozdawczości dotyczącej zasobu komunalnego, zgodnie z wymaganiami GUS i innych instytucji państwowych, jak również jednostek organizacyjnych Zamawiającego w terminach wynikających
z obowiązujących przepisów.
35.Zgłaszanie do Straży Miejskiej zauważonych wykroczeń przeciwko porządkowi domowemu.
36.Przedkładanie Zamawiającemu projektu planu remontów budynków komunalnych stanowiących 100% własności Gminy na następny rok kalendarzowy w terminie do 30 września w układzie rzeczowo – finansowym, uwzględniającym adres, rodzaj i ilość robót oraz ocenę pilności realizacji potrzeb remontowych, w tym również przedkładanie do zatwierdzenia projektu listy najemców lokali komunalnych, kwalifikujących się do wymiany stolarki okiennej, zgodnie z kolejnością złożonych podań.
37. Przygotowywanie miesięcznych informacji z realizacji umowy do 30 -go dnia następnego miesiąca.
38. Zorganizowanie i zapewnienie pogotowia awaryjnego po godzinach pracy i w dni wolne od pracy, w zakresie napraw instalacji elektrycznych, wodno–kanalizacyjnych i gazowych oraz centralnego ogrzewania w sezonie grzewczym.
39. Inne czynności administracyjne nie wymienione wyżej, a wynikające z przepisów szczegółowych.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia.

Znak sprawy
ZP. 341-27/08

Tryb postępowania:
przetarg nieograniczony

Klasyfikacja CPV
Główny przedmiot: 70330000-3

Rodzaj zamówienia
Usługi

Termin realizacji zamówienia: od 15.09.2008r do 31.12.2008r


Osoby upoważnione do kontaktu z wykonawcami:
1. Albin Sękul- Naczelnik Wydziału Nadzoru Komunalnego
ul. Rynek 2/3, 27-600 Sandomierz, tel. 0-15 644-01-31
2. Teresa Pietryka – inspektor d/s. lokalowych Wydziału Nadzoru Komunalnego
ul. Rynek 2/3, 27-600 Sandomierz, tel. 0-15 644-01-27
3. Edyta Sobieraj – referent d/s. lokalowych Wydziału Nadzoru Komunalnego
ul. Rynek 2/3, 27-600 Sandomierz, tel. 0-15 644-01-27

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (bezpłatna) dostępna na stronie internetowej http://bip.um.sandomierz.pl oraz po złożeniu pisemnego wniosku w siedzibie Zamawiającego w Wydziale Zamówień Publicznych przy ul. Opatowskiej 3a w Sandomierzu, p. Nr 3, I p lub drogą pocztową

Warunki wymagane od wykonawców
O zamówienie publiczne mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podst. art. 24 ust.1 i 2 ustawy – prawo zam. publ., spełniają wymogi określone w SIWZ oraz w art. 22 ust.1 ustawy jw, a w szczególności:

1.Zatrudniają co najmniej 2 licencjonowanych zarządców nieruchomości.
2.Dysponują osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia tj. posiadającymi uprawnienia budowlane do sprawowania samodzielnych funkcji technicznych
w budownictwie, bez ograniczeń w branżach: budowlanej, sanitarnej i elektrycznej- stosownie do ustawy z dnia 7 lipca 1997r.Prawo budowlane/Dz.U.z 2006r.Nr 156 poz.1118 z późn.zm. / łącznie z aktualnym wpisem na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego .
3.Będą dysponować Biurem Obsługi Klienta zlokalizowanym na terenie miasta Sandomierza przez okres obowiązywania umowy. Powyższy lokal powinien odpowiadać warunkom określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy, Płacy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa
i higieny pracy /Dz.U.nr 129, poz.844/.Wykonawca winien wskazać w ofercie pomieszczenia przeznaczone do realizacji przedmiotu zamówienia lub złożyć oświadczenie, iż w razie wyboru jego oferty będzie dysponował takimi pomieszczeniami przed podpisaniem umowy. Przed podpisaniem umowy wykonawca zobowiązany jest przedłożyć zamawiającemu dokument potwierdzający własność lokali przeznaczonych do realizacji zamówienia lub kopie umów przyrzeczenia najmu powierzchni biurowych zapewniających obsługę najemców komunalnych.
4. Dysponują pogotowiem techniczno-konserwatorskim umożliwiającym całodobowe usuwanie awarii.
5. Posiadają doświadczenie w realizacji usług tego rodzaju – w okresie ostatnich 3 lat,
a jeśli okres działalności jest krótszy – w tym okresie zrealizowali przynajmniej 1 usługę polegającą na zarządzaniu i administrowaniu budynkami wielorodzinnymi/ komunalnymi bądź będącymi w posiadaniu innego właściciela/ w skład których łącznie wchodzi minimum 1400 lokali o łącznej powierzchni użytkowej nie mniejszej niż 60 000 m2 .
6. Posiadają ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami zgodnie z Rozporządzeniem Ministra finansów z dnia 21 września 2004r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości (Dz.U.Nr 207, poz.2114) na kwotę nie mniejszą niż 250 000 zł., przez cały okres objęty zamówieniem.
7. Przedstawią informację banku, lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo –kredytowej, w którym posiadają rachunek potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy w wysokości, co najmniej 100 000 zł
Nie spełnienie chociażby jednego z warunków spowoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania oraz uznanie jego oferty za odrzuconą.


Dokumenty lub oświadczenia, jakie maja dostarczyć wykonawcy:

1) Wypełniony formularz ofertowy.
2) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert
3) Aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, iż wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat lub zaświadczenie, iż uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4) Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, iż wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenia, iż uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert
6) Wykaz wykonanych i wykonywanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy-w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia co najmniej jedna usługa polegająca na zarządzaniu i administrowaniu budynkami wielorodzinnymi (komunalnymi, bądź będącymi w posiadaniu innego właściciela) w skład których łącznie wchodzi minimum 1400 lokali o łącznej powierzchni użytkowej nie mniejszej niż 60 000 m2
7) Co najmniej 1 referencję dot. usług wymienionych w wykazie jw. potwierdzającą, iż została ona wykonana z należytą starannością.
8) Wykaz osób, które będą realizować zamówienie wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakres wykonywanych przez nich czynności
9) Kserokopię uprawnień zawodowych do wykonywania prac objętych przedmiotem zamówienia- budowlane bez ograniczeń w branży: budowlanej, sanitarnej
i elektrycznej oraz kserokopie licencji zawodowych zarządców nieruchomości.
10) Polisa ubezpieczeniowa lub inny dokument potwierdzający, iż wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie mniejszą niż 250 000 zł
11) Wykaz niezbędnych do wykonania przedmiotu zamówienia narzędzi, urządzeń
i pomieszczeń .
12) Oświadczenie wykonawcy, iż w razie wyboru jego oferty dysponuje bądź będzie dysponował na terenie miasta pomieszczeniami przeznaczonymi do realizacji przedmiotu zamówienia – na formularzu oferty. Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu dokument potwierdzający własność lokali przeznaczonych do realizacji zamówienia lub kopie umów przyrzeczenia najmu powierzchni biurowych, zapewniających obsługę najemców komunalnych.
13) Informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w której wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych zapewniających wykonanie zamówienia tj. minimum 100.000zł lub potwierdzającą zdolność kredytową na ww. kwotę, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
14) Oświadczenie wykonawcy, że spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 - ustawy – prawo zam. publ.
15) Oświadczenie wykonawcy o niewykluczeniu z art. 24 ust. 1 i 2 ustawy - prawo zamówień publicznych.
16) Oświadczenie wykonawcy o zapoznaniu się z Zał. Nr 1, 2 i 3 do SIWZ- na formularzu oferty.
17) Oświadczenie o związaniu ofertą – na formularzu oferty.
18) Oświadczenie o tajności części oferty – na formularzu oferty.
( w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji)
19)Upoważnienie do podpisania oferty (o ile nie wynika z innych załączonych do oferty dokumentów, lub pełnomocnictwo - w przypadku konsorcjum)
20) Parafowany projekt umowy

Kryteria wyboru ofert i ich znaczenie
Cena – 100%

Miejsce i termin składania ofert
Oferty należy składać w Biurze Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Sandomierzu
Pl. Poniatowskiego 3 do dnia: 04.09.2008r do godz. 9:30

Miejsce i termin otwarcia ofert
Otwarcie ofert odbędzie się w Urzędzie Miejskim Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3,
27-600 Sandomierz, pokój Nr 11 (parter) w dniu 04.09.2008r o godz. 10:00

Termin związania ofertą
Składający ofertę pozostaje nią związany do dnia podpisania umowy z Wykonawcą, który wygrał przetarg, jednak nie dłużej niż 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.

Informacje dotyczące wadium
Wadium – 7.000,00zł

Nie dopuszcza się składania ofert częściowych oraz oferty wariantowej
Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej
Data zamieszczenia ogłoszenia do BZP – 27.08.2008r


SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA DO POBRANIA W ZAŁĄCZNIKU
powrót...
Wersja : 1 2