Jak pozyskiwać fundusze unijne? (wygasły...)

Jak pozyskiwać fundusze unijne?

Wszyscy ciągle słyszymy o „pieniądzach z Unii”, i słusznie, bo rzeczywiście są dostępne
– i to niemałe. Podstawowe Fundusze Unii Europejskiej to cztery Fundusze Strukturalne (Europejski Fundusz Społeczny, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej oraz Finansowy Instrument Orientacji Rybołówstwa) a także Fundusz Spójności.
Fundusze strukturalne działają w Polsce pod postacią Programów Operacyjnych. Podstawowym Programem, z którego korzystać mogą jednostki samorządu terytorialnego jest Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego (ZPORR).
Ponadto funkcjonuje wiele innych pomniejszych programów i tzw. inicjatyw wspólnotowych, w ramach których również przeprowadzane są konkursy grantowe i na dotacje. Każdy z nich rządzi się odrębnymi prawami i kryteriami.
Poniżej postaram się przybliżyć dosyć skomplikowany proces pozyskiwania unijnych dotacji przez gminę (chociaż w pewnym zakresie ten model postępowania można przyjąć jako uniwersalny). Zacznijmy od początku czyli…
Mamy do rozwiązania problem…
No właśnie. Zazwyczaj, niestety, zaczyna się od stwierdzenia „są pieniądze, więc wymyślmy jakiś projekt, żeby je pozyskać”. Skutkuje to powstawaniem dziwnych, nieuzasadnionych i nikomu niepotrzebnych wniosków, raczej bez wielkich szans na uzyskanie dofinansowania.
Jeśli jednak zaczniemy od konkretnego problemu, sprecyzowanego i jasno określonego, od początku nasze szanse na „unijną kasę” będą zdecydowanie większe.
Kolejnym krokiem jest pomysł jak „nasz problem” rozwiązać (pamiętajmy, że patrzymy z perspektywy gospodarzy miasta) oraz - nakreślony dookoła tego pomysłu projekt. Będą to wyodrębnione działania o ściśle określonych ramach czasowych, konkretnej lokalizacji oraz sprecyzowanej grupie docelowej, która będzie beneficjentem tych działań (czyli odniesie z tych działań korzyści). Należy pamiętać, że realizacja naszego zamierzenia powinna być odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby społeczności, a zaplanowane działania powinny prowadzić – pośrednio lub bezpośrednio – do rozwiązania konkretnych problemów i zaspokojenia opisanych potrzeb. Jest to szczególnie ważne w wypadku projektów tzw. „miękkich”(nieinwestycyjnych), np. z zakresu kultury, gdy np. organizacja cyklu koncertów nie ma przynieść korzyści jedynie instytucji wnioskującej, lecz wpłynąć pozytywnie na rozwój regionu czy środowiska lokalnego. Wszystkie projekty współfinansowane ze środków europejskich powinny mieć wpływ na szersze otoczenie społeczno-gospodarcze projektodawcy. I jeszcze jedno – im mniej tuzinkowy jest nasz pomysł – tym lepiej. Innowacyjność jest cechą wysoko cenioną i – co za tym idzie – wysoko punktowaną. A przy dużej konkurencji na polu „walki o unijną kasę” liczyć się może nawet jeden maleńki punkcik, jaki otrzyma nasz projekt oceniany najpierw przez Panel Ekspertów a potem przez Regionalny Komitet Sterujący (jeśli już jesteśmy przy systemie wyboru projektów nie wypada nie wspomniec o wstępnej ocenie formalnej i końcowej ocenie przez Zarząd Województwa)
Jeśli już wiemy co i jak chcemy robić, pora zdać sobie sprawę, że to jednak nie wystarczy. Aby uzyskać jakiekolwiek dofinansowanie musimy mieć dokumentację, wszystkie konieczne uzgodnienia i pozwolenia a także całe mnóstwo załączników – niekiedy bardzo kosztownych.

Gotowość dokumentacyjna

Z całą pewnością konieczność zainwestowania w projekty i dokumentację uzupełniającą, bez gwarancji uzyskania dofinansowania, może wydać się wymaganiem zbyt dużym. Pamiętajmy jednak, że jest to rodzaj sprawdzianu dla naszej determinacji i naszych zdolności organizacyjnych. Projekt, na którego dokumentację żal nam własnych środków, być może rzeczywiście nie powinien być zrealizowany, skoro nie jesteśmy gotowi na nawet takie ryzyko? Poniżej przedstawione są zalecane etapy tworzenia dokumentacji wspomagające proces aplikowania, jak i realizacji inwestycji współfinansowanych ze środków UE. Znaczna część z tych dokumentów stanowi załączniki do wniosku o środki, jak też stanowi podstawę do rozliczenia, monitoringu i audytów.


Zalecana kolejność i zakres tematyczny dokumentacji projektowej.

1. Koncepcja programowa projektu
Prace koncepcyjne, w obszarze, którego dotyczy dany projekt, należy poprzedzić inwentaryzacją stanu wyjściowego, jego diagnozą i analizą SWOT (mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń).
2. Wstępne Studium Wykonalności Inwestycji (Cost – Benefis Analisys) (zakres tematyczny zgodny z Guide … wydanym przez Komisję UE dla Funduszy Strukturalnych)

3. Raport o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko - dla projektów inwestycyjnych. (tylko jeśli jest wymagany przez prawodawstwo polskie)

Po tym etapie

4. Przygotowanie pierwszej aplikacji (fiszki projektowej) o środki finansowe do jednego z programów (poprzedzone oczywiście znalezieniem odpowiedniego programu operacyjnego, ze zwróceniem uwagi na ograniczenia poszczególnych programów ze względu na lokalizację lub rodzaj potencjalnych beneficjentów, tj. jednostek uprawnionych do ubiegania się o dofinansowanie z danego programu).

5. Wystąpienie o WZiZT (Warunki zabudowy i zagospodarowania terenu)

6. Opracowanie specyfikacji przetargowej na projekt techniczny, dla którego trzy powyższe dokumenty powinny być załącznikami.

7. Projekt techniczny (budowlany wykonawczy wraz z podziałem na etapy realizacyjne z kosztorysem dla każdego etapu) wraz z pozwoleniem na budowę i innymi niezbędnymi decyzjami administracyjnymi.

8. Raport o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko na etapie projektu budowlanego (tylko jeśli był wymagany na etapie WZiZT)

9. Finalne Studium Wykonalności (z dokładnością dla danych z projektu technicznego)

10. Przygotowanie ostatecznej wersji fiszki projektowej (wniosku o dofinansowanie).

Ze względu na mnogość programów w ramach których możliwe jest uzyskanie dofinansowania ze środków unijnych, nie jest możliwe opisanie tutaj ich wszystkich. Programem podstawowym dla gmin w Polsce jest Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego (ZPORR), współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFOR).

Przygotowanie projektu finansowanego z EFRR
Projekt zgłaszany do finansowania w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego musi być zgodny z priorytetami, działaniami, (poddziałaniami) zawartymi w ZPORR i Uzupełnieniu ZPORR.
Jednym z wymogów Komisji Europejskiej w tym okresie programowania jest, aby każdy z wdrażanych projektów nawiązywał do polityk horyzontalnych UE w fazie realizacji oraz po jego zakończeniu. W Uzupełnieniu ZPORR znajdują się na początku każdego z opisywanych działań informacje na temat wpływu na poszczególne polityki horyzontalne. Stanowią one wskazówki dla potencjalnego beneficjenta o możliwych kierunkach wpływu projektu.
Niezmiernie istotne z punktu widzenia zatwierdzenia projektu do realizacji jest jego odpowiedni opis i uzasadnienie.
Dla ułatwienia opisu wniosek został podzielony na trzy podpunkty.

W części pierwszej beneficjent powinien krótko przedstawić aktualną sytuację w obszarze interwencji, którego dotyczy projekt, ze szczególnym uwzględnieniem wszelkich zidentyfikowanych problemów oraz potencjału rozwojowego, który może być rozwijany w tym obszarze poprzez finansowanie projektu. Warto tutaj podać dane statystyczne (np. liczba mieszkańców zamieszkująca dany teren, stopa bezrobocia, ilość występujących podmiotów gospodarczych, ważne dane techniczne dotyczące istniejącej infrastruktury). Należy też uzasadnić dlaczego wybrano projekt do realizacji. W uzasadnieniu beneficjent powinien przekonująco odpowiedzieć na pytanie: dlaczego zgłasza ten właśnie projekt? Innymi słowy musi udowodnić, że projekt przyczyni się do całkowitego lub częściowego rozwiązania problemów zidentyfikowanych w opisie oraz pozwoli na osiągnięcie zakładanych w dalszej części wniosku aplikacyjnego wskaźników rezultatów i oddziaływania projektu. Równie ważne jest pokazanie, w jaki sposób zmiana aktualnej, niekorzystnej sytuacji wpłynie na rozwój społeczno-gospodarczy obszaru oraz do osiągnięcia jakich celów przyczyni się realizacja inwestycji. W tej części wskazanym również byłoby podanie danych statystycznych dotyczących tego co powstanie dzięki realizacji inwestycji (np. liczba planowanych nowych miejsc pracy, nowych mśp). Opis i uzasadnienie projektu nie powinno przekroczyć 1 strony.
W części drugiej należy opisać co będzie przedmiotem projektu. W oparciu o studium wykonalności należy uzasadnić, dlaczego wybrano opisane rozwiązanie techniczne.
W części trzeciej należy opisać rezultaty i oddziaływania, które powstaną w wyniku działań, odnosząc je do „Celów działania” i „Celów cząstkowych” opisanych dla konkretnego działania (podziałania) w Uzupełnieniu Programu.
Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku beneficjent końcowy powinien najpierw sprawdzić czy dane działanie w ramach, którego pragnie zrealizować projekt nie jest ograniczone terytorialnie. Na przykład w ramach Priorytetu I takie ograniczenie nie występuje. Do wsparcia kwalifikuje się obszar całego kraju.
Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku aplikacyjnego należy także mieć uregulowane kwestie administracyjno-prawne związane z realizacją projektu. Istotnym będzie także posiadanie przez beneficjenta końcowego w momencie składania wniosku 100% własności terenu, na którym planowana jest inwestycja, a w przypadku inwestycji liniowych – prawo dysponowania gruntem, wyrażające się w zgodach mieszkańców na np. przeprowadzenie kanalizacji przez ich posesje. Wynika z tego, że brak zgody tylko jednego mieszkańca może być przyczyną, dla której unijne pieniądze przejdą miastu „koło nosa”. Nawet jeśli sprawa znajdzie pomyślne rozwiązanie przed sądem, dotacje zostaną rozdysponowane wcześniej i po prostu będzie za późno. Kto pierwszy ten lepszy. Pamiętajmy więc, że nie zawsze możliwe jest ominięcie naszych prywatnych działek a bez zgody nas wszystkich korzyści z przystąpienia do UE odczują mieszkańcy innych miejscowości, a nie my sami. Analogicznie wygląda sprawa z wydaniem decyzji o pozwoleniu na budowę, kiedy wymagana jest zgoda właścicieli sąsiednich posesji.
Kolejnym bezwzględnym warunkiem ubiegania się o dofinansowanie jest zabezpieczenie przez beneficjenta końcowego wymaganego współfinansowania. W związku z tym do wniosku aplikacyjnego należy dołączyć uchwałę intencyjną podjętą przez stosowny organ uchwałodawczy o współfinansowaniu projektu. W przypadku miasta Sandomierza jest to Uchwała Rady Miasta. Wynika z tego, że pozyskiwanie środków unijnych w dużym stopniu zależne jest od postawy Radnych, ich zaangażowanie i zrozumienia dla skomplikowanego procesu pozyskiwania środków i niełatwych procedur.

Załączniki dla projektu finansowanego z EFRR
Bardzo ważnym z punktu widzenia wyboru projektu finansowanego z EFRR jest zgromadzenie niezbędnych załączników oraz uwzględnienie wydatków, które będą kwalifikowały się do pokrycia z EFRR. Wniosek o refundację wydatków powinien ujmować tylko wydatki kwalifikowalne. Wymóg kwalifikowalności dotyczy wszystkich kosztów objętych wnioskiem o refundację wydatków, nie tylko kosztów pokrywanych z funduszy strukturalnych (lista szczegółowych wydatków kwalifikujących się do pokrycia z EFOR znajduje się w Uzupełnieniu ZPORR).
Wykaz niezbędnych załączników dla projektu finansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego:

Roboty budowlane:
1. Studium Wykonalności ( także w przypadku realizacji zadania: roboty i dostawy)
2. Ocena Wpływu na Środowisko (dla inwestycji wymaganych polskim prawem)
3. Kopia pozwolenia na budowę (jeżeli została wydana i jest wymagana polskim prawem)
4. Kopia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu (o ile jest wymagane polskim prawem)
5. Pozwolenie na budowę lub zgłoszenie budowy (o ile istnieje i jest wymagane polskimi przepisami) – nie jest obligatoryjne w momencie składania wniosku o dofinansowanie z EFRR do Urzędu Marszałkowskiego. Należy je jednak dostarczyć przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. W momencie składania wniosku aplikacyjnego powinien być złożony wniosek o wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę.
6. Zgodność projektu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub decyzją o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego
7. Kopia dokumentów - poświadczonych przez uprawnione instytucje – o własności gruntu
i/lub obiektów – oświadczenie o prawie dysponowania nieruchomością na cele budowlane
8. Projekt budowlany wraz z mapami, szkicami, opiniami, uzgodnieniami i innymi dokumentami wymaganymi przepisami szczególnymi.
9. Oświadczenie beneficjenta o posiadaniu środków niezbędnych do zrealizowania projektu
10. Poświadczenie o współfinansowaniu projektu od instytucji partycypujących finansowo w kosztach projektu :W 2004 roku wnioskujące strony powinny załączyć do wniosku aplikacyjnego wyciągi z uchwał budżetowych podjętych przez stosowne organy. Dla następnych lat może to być Wieloletni Plan Inwestycyjny lub uchwała intencyjna podjęta przez stosowny organ o współfinansowaniu projektu. W przypadku jeśli beneficjent końcowy otrzyma środki finansowe z innych źródeł publicznych należy załączyć kopię dokumentu wydanego przez instytucję przyznająca środki poświadczające takie współfinansowanie.
11. Oświadczenie beneficjenta lub instytucji odpowiedzialnej za funkcjonowanie projektu po jego zakończeniu o zachowaniu celów projektu zgodnych z wnioskiem aplikacyjnym w ciągu 5 lat po podpisaniu umowy.
12. Oświadczenie beneficjenta o możliwości odzyskania podatku VAT
13. Dokumenty poświadczające sytuację finansową beneficjenta oraz wszystkich parterów biorących udział w realizacji projektu
- bilans za ostatnie 3 lata w przypadku podmiotów zobowiązanych do sporządzenia takiej informacji (potwierdzony przez biegłego rewidenta lub głównego księgowego);
- rachunek zysków i strat – j.w.
14. Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, Ewidencji Działalności Gospodarczej, Rejestru Stowarzyszeń, Fundacji lub innego dokumentu tej rangi – dotyczy udokumentowania celów jakie chce osiągnąć beneficjent (nie dotyczy JST);
15. Poświadczona kopia dokumentu rejestrowego, świadcząca iż beneficjent nie działa w celu osiągania zysku (nie dotyczy JST)
14. Kopia zawartej umowy (porozumienia lub innego dokumentu) określająca rolę w realizacji projektu, wzajemne zobowiązania stron, odpowiedzialność wobec dysponenta środków unijnych (jeżeli w realizację projektu jest zaangażowanych więcej stron niż jedna)
15. Kopia planu rozwoju transportu publicznego, planu rozwoju lokalnego, programu rewitalizacji (jeśli jest to w ramach danego działania wymagane)
Dostawy:
1. Biznes Plan
2. Ocena wpływu na środowisko (o ile jest wymagana stosownymi przepisami prawa)
3. Kopia dokumentów - poświadczonych przez uprawnione instytucje – o własności gruntu
i obiektów - oświadczenie o prawie dysponowania nieruchomością na cele budowlane
4. Oświadczenie beneficjenta o posiadaniu środków niezbędnych do zrealizowania projektu
5. Poświadczenie o współfinansowaniu projektu od instytucji partycypujących finansowo w kosztach projektu. W 2004 roku wnioskujące strony powinny załączyć do wniosku aplikacyjnego wyciągi z uchwał budżetowych podjętych przez stosowne organy. Dla następnych lat może to być Wieloletni Plan Inwestycyjny lub uchwała intencyjna podjęta przez stosowny organ o współfinansowaniu projektu. W przypadku jeśli beneficjent końcowy otrzyma środki finansowe z innych źródeł publicznych należy załączyć kopię dokumentu wydanego przez instytucję przyznająca środki poświadczające takie współfinansowanie.
6. Oświadczenie instytucji odpowiedzialnej za funkcjonowanie projektu po jego zakończeniu o zachowaniu celów projektu zgodnych z wnioskiem aplikacyjnym w ciągu 5 lat po podpisaniu umowy .
7. Oświadczenie beneficjenta o możliwości odzyskania podatku VAT
8. Dokumenty poświadczające sytuację finansową beneficjenta oraz wszystkich parterów biorących udział w realizacji projektu
- bilans za ostatnie 3 lata w przypadku podmiotów zobowiązanych do sporządzenia takiej informacji (potwierdzony przez biegłego rewidenta lub głównego księgowego);
- rachunek zysków i strat – j.w
9. Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, Ewidencji Działalności Gospodarczej, Rejestru Stowarzyszeń, Fundacji lub innego dokumentu tej rangi – dotyczy udokumentowania celów jakie chce osiągnąć beneficjent (nie dotyczy JST);
10. Poświadczona kopia dokumentu rejestrowego, świadcząca iż beneficjent nie działa w celu osiągania zysku (nie dotyczy JST)
11. Kopia zawartej umowy (porozumienia lub innego dokumentu) określająca rolę w realizacji projektu, wzajemne zobowiązania stron, odpowiedzialność wobec dysponenta środków unijnych (jeżeli w realizację projektu zaangażowanych jest więcej stron niż jedna).
14. Kopia planu rozwoju transportu publicznego, planu rozwoju lokalnego, programu rewitalizacji (jeśli jest to w ramach danego działania wymagane)
15.Założenia techniczno-organizacyjne projektu.
16. Specyfikacja techniczna (dostawy).

Usługi:
1. Biznes Plan
2. Ocena wpływu na środowisko (o ile jest wymagana stosownymi przepisami prawa)
3. Kopia dokumentów - poświadczonych przez uprawnione instytucje – o własności gruntu i obiektów (patrz tabela nr 3).
4. Kopia dokumentów – poświadczonych przez uprawnione instytucje – do dysponowania obiektami, w których zostaną zamontowane lub będą wykorzystane zakupione w ramach projektu towary (patrz tabela nr 3)
5. Oświadczenie beneficjenta o posiadaniu środków niezbędnych do zrealizowania projektu
6. Poświadczenie o współfinansowaniu projektu od instytucji partycypujących finansowo w kosztach projektu (np. patrz tabela nr 8):W 2004 roku wnioskujące strony powinny załączyć do wniosku aplikacyjnego wyciągi z uchwał budżetowych podjętych przez stosowne organy. Dla następnych lat może to być Wieloletni Plan Inwestycyjny lub uchwała intencyjna podjęta przez stosowny organ o współfinansowaniu projektu. W przypadku jeśli beneficjent końcowy otrzyma środki finansowe z innych źródeł publicznych należy załączyć kopię dokumentu wydanego przez instytucję przyznająca środki poświadczające takie współfinansowanie.
6. Oświadczenie instytucji odpowiedzialnej za funkcjonowanie projektu po jego zakończeniu o zachowaniu celów projektu zgodnych z wnioskiem aplikacyjnym w ciągu 5 lat po podpisaniu umowy
7. Oświadczenie beneficjenta o możliwości odzyskania podatkuVAT
8. Dokumenty poświadczające sytuację finansową beneficjenta oraz wszystkich parterów biorących udział w realizacji projektu (patrz rozdział 7.2):
- bilans za ostatnie 3 lata w przypadku podmiotów zobowiązanych do sporządzenia takiej informacji (potwierdzony przez biegłego rewidenta lub głównego księgowego);
- rachunek zysków i strat – j.w
9. Kopia zawartej umowy (porozumienia lub innego dokumentu) określająca rolę w realizacji projektu, wzajemne zobowiązania stron, odpowiedzialność wobec dysponenta środków unijnych (jeżeli w realizację projektu zaangażowanych jest więcej stron niż jedna).
14. Kopia planu rozwoju transportu publicznego, planu rozwoju lokalnego, programu rewitalizacji (jeśli jest to w ramach danego działania wymagane)
15. Założenia techniczno-organizacyjne projektu
16. Zakres zadań (usługi)
Szczegółowe wytyczne zawiera instrukcja wypełniania wniosku aplikacyjnego oraz instrukcja dotycząca załączników (dostępna na stronie www.zporr.gov.pl ).
Na stronie tej umieszczone są również linki do stron zawierających wyczerpujące informacje o innych programach operacyjnych.

Przygotowała: Dominika Żak-Rosowska
Wydział Techniczno-Inwestycyjny
UM w Sandomierzu



powrót...